Au sein du groupe H.O.S.E, en phase de structuration, l’évolution des fonctions comptables et commerciales a conduit à faire évoluer les outils et les pratiques.
La transition a été accompagnée par une formation externe sur le logiciel de gestion et nécessitait ensuite un alignement opérationnel au quotidien entre comptabilité, administration et équipe commerciale.
Contribuer à la coordination entre les fonctions administrative, commerciale et comptable pendant la transition d’outils.
Objectif : sécuriser la continuité d’exécution, fiabiliser les informations clés (clients, facturation, règlements) et rendre le suivi d’activité plus lisible pour l’équipe.
Périmètre : gestion commerciale (facturation, règlements), articulation avec la comptabilité, et structuration du suivi commercial côté équipe.
J’ai travaillé en appui de la comptable et en coordination avec les assistantes commerciales. Après la formation initiale assurée par le prestataire, j’ai aidé à transformer l’outil en usages concrets, avec des règles simples, des points de contrôle et des supports internes, afin de stabiliser le quotidien sans interrompre l’activité.
J’ai cadré une routine courte de suivi avec la comptable et les assistantes commerciales, afin de traiter les écarts (erreurs, champs manquants, doublons) et stabiliser l’usage.
Participation à la transition de l’outil de gestion commerciale et au démarrage de la comptabilité outillée, en lien direct avec la comptable et les assistantes commerciales.
Relais opérationnel après formation externe : clarification des règles d’usage, des informations à fiabiliser et des points de contrôle, afin de limiter les ressaisies et les erreurs.
Contribution aux ajustements côté gestion commerciale, avec la comptable et l’équipe commerciale : données clients, logique de facturation, conditions de règlement, modèles de documents, règles de saisie.
Paramétrage des règles de validation dans le logiciel : définition des champs obligatoires et blocage de la validation tant que les informations requises n’étaient pas complètes.
Contribution à l’adoption d’un CRM (outil de suivi commercial), avec les assistantes commerciales comme utilisatrices principales.
Autoformation au CRM, puis création d’un guide d’usage et accompagnement de l’équipe dans la prise en main : support, questions récurrentes, corrections d’usage.
Mise en place d’un suivi simple (statuts, relances, échéances) afin de conserver une visibilité opérationnelle pendant la période de transition.
Continuité d’exécution maintenue pendant la transition d’outils, avec des usages stabilisés côté commercial et comptable.
Cohérence renforcée entre gestion commerciale et comptabilité grâce à des règles d’usage partagées et des ajustements documentés.
Réduction des écarts de saisie et des retours, grâce à des points de contrôle partagés (sans mesure chiffrée disponible).
Suivi commercial plus structuré via le CRM, avec une appropriation facilitée par des supports internes et un accompagnement.
Règles d’usage internes : données à fiabiliser, règles de saisie, points de contrôle.
Règles de validation dans le logiciel : champs obligatoires et conditions de validation des fiches.
Modèles et trames côté gestion commerciale : documents et champs nécessaires au suivi.
Guide d’usage du CRM et supports d’usage pour l’équipe commerciale.
Tableau de suivi opérationnel : statuts, échéances, relances.