DG *Portefolio*

Dans ses premières années d’activité, l’entreprise Pluie et Vie connaissait une phase de croissance rapide qui mettait en évidence les limites de son organisation administrative et comptable.

Les processus reposaient encore sur des outils manuels (tableurs, logiciel de gestion commerciale isolé), entraînant des lenteurs et un manque de visibilité globale.

L’objectif du projet a été de structurer la gestion interne, d’améliorer le pilotage comptable et commercial en faisant l'acquisition de nouveaux logiciels interconnecté, et de préparer l’intégration de nouveaux collaborateurs (assistante commercial et comptable) dans un cadre plus fluide et pérenne.

Co-Constuire une gestion administrative intégrée grâce aux nouveaux logiciels couvrant :

• la gestion clients et des ventes (devis, facturation, relance, reporting, suivi des chantiers, CRM),

• le suivi RH (recrutement, contrats, formation),

• suivi des réglements fournisseurs (achats, paiements),

• la relation avec les administrations et partenaires,

• et la structuration documentaire et process interne.

L’objectif était de rendre la gestion interne plus professionnelle et autonome, en fiabilisant le suivi des données et en facilitant la transmission des tâches aux nouvelles collaboratrices.

J’ai adopté une démarche progressive, combinant analyse, structuration et accompagnement humain. La priorité a été de clarifier les flux administratifs existants, puis d’outiller chaque étape sans alourdir la charge de travail.

Dans un premier temps, j’ai rédigé les supports de process liés à l’utilisation du logiciel de gestion commerciale et comptable, afin d’uniformiser les pratiques et de faciliter la transmission des tâches.

Quelques mois plus tard, la direction a choisi d’intégrer un nouveau CRM indépendant. Je me suis formée de manière autonome à son utilisation, j’ai paramétré l’outil selon les besoins du service commercial, puis j’ai créé les supports de formation et accompagné mes collègues dans sa prise en main. L’approche reposait sur quatre leviers :

• Diagnostic des pratiques et identification des points de friction.

• Formalisation des processus et création de supports de référence.

• Déploiement d’outils collaboratifs adaptés à chaque service.

• Formation et suivi des utilisateurs pour garantir la pérennité du système.

Ces actions se sont accompagnées d’un ensemble d’activités transversales couvrant la gestion RH, comptable, administrative et la formation interne.

Ressources humaines

• Sourcing et présélection de candidats sur les canaux locaux.

• Préparation et suivi documents d’embauche.

• Onboarding : livret d’accueil et accès aux outils internes.

• Mise en place et suivi de la mutuelle d’entreprise.

• Suivi des absences et congés.

Comptabilité et gestion financière

• Collecte et classement des pièces comptables (factures, notes de frais, justificatifs).

• Suivi comptable clients/fournisseurs et suivi des règlements.

• Relance des impayés clients et paiement des fournisseurs/prestataires.

• Interface avec le cabinet comptable pour la clôture mensuelle et le suivi de trésorerie.

• Traitement des réclamations et contrôle des factures.

Administration générale

• Gestion du courrier, archivage numérique et classement des documents légaux.

• Relations avec les administrations fiscales, sociales et partenaires institutionnels (URSSAF, DGFIP, OPCO).

• Suivi administratif des dossiers de financement (aides OPCO, subventions, financements clients).

• Mise à jour des registres obligatoires et des documents d’entreprise.

• Organisation logistique : fournitures et entretiens véhicules.

Formation et développement

• Conception de supports pédagogiques (PowerPoint, PDF, fiches pratiques).

• Création de programmes de formation internes pour les nouveaux collaborateurs.

• Suivi des demandes OPCO et gestion des justificatifs.

• Suivi administratif des dossiers de formation (besoin en formation, planification, recherche de centre de formation)

• Processus administratifs harmonisés, facilitant la coordination entre les pôles chantier, commerciale, comptabilité et direction.

• Réduction des erreurs et délais de traitement grâce à une meilleure circulation de l’information.

• Simplification du recrutement et de l’intégration via des modèles et un onboarding uniformisé.

• Gain d’autonomie des collaborateurs sur les outils internes grâce à des supports de formation clairs.

• Playbook PDF « Process Admin » remis aux assistantes pour détailler chaque procédure (RH, facturation, relances).