DG *Portefolio*

Pluie et Vie gérait un volume important de dossiers subventionnés avec de nombreuses pièces à collecter, vérifier, numériser, classer et transmettre.

Ce flux créait des lenteurs et augmentait le risque d’erreurs, avec un impact direct sur la continuité de traitement et le suivi des paiements (Collectivité, clients, fournisseurs).

Le back office devait aussi assurer le cycle devis/facturation (encaissements) et l’interface avec le cabinet d’expertise comptable pour centraliser et transmettre les pièces.

Sécuriser un flux administratif à fort volume (dossiers subventionnés) en le transformant en processus standard, pilotable et transmissible.

Objectif : réduire les frictions (pièces manquantes, retours, ressaisies), fiabiliser le suivi des paiements, et améliorer la fluidité entre l’entreprise, les clients, les fournisseurs et le cabinet comptable.

J’ai structuré le flux dossiers subventionnés comme une chaîne opérationnelle. J’ai clarifié les étapes, les pièces attendues et les critères de complétude, puis j’ai standardisé l’organisation documentaire pour garantir la traçabilité.

En parallèle, j’ai centralisé le suivi des paiements et des relances dans un tableau unique, afin de limiter les zones grises et sécuriser les échanges avec le cabinet comptable.

• Mise sous contrôle du flux dossiers subventionné : définition des étapes, liste de pièces attendues, critères de contrôle, relances standard, suivi de complétude.

• Standardisation documentaire : méthode de numérisation, règles de nommage, arborescence cloud par dossier, logique de classement pour limiter les pertes d’information.

• Pilotage du suivi : tableau Excel unique (statuts, échéances, relances, paiements attendus, paiements reçus), synchronisation régulière avec le cabinet d’expertise comptable.

• Fiabilisation des flux financiers opérationnels : suivi des paiements des dossiers subventionnés, clients et fournisseurs, avec relances et contrôle des éléments manquants.

• Continuité back office : devis, facturation, encaissements (prélèvement, paiement en plusieurs fois, chèque) et programmation liée aux dossiers clients.

• Interface fournisseurs : récupération et contrôle des pièces, puis transmission au cabinet comptable.

• Flux dossiers subventionnés plus structuré, avec une meilleure continuité de traitement et moins d’allers-retours liés aux pièces manquantes.

• Traçabilité renforcée grâce à une organisation documentaire standard (classement cloud et règles de gestion).

• Suivi des paiements plus fiable via une centralisation sur Excel et une interface régulière avec le cabinet comptable.

• Méthode reproductible et transmissible grâce à une procédure formalisée.

• Procédure de constitution des dossiers des dossiers subventionnés: liste de pièces, règles de contrôle, ordre de traitement, règles de classement.

• Tableau Excel de suivi (subventions, clients, fournisseurs) : statuts, échéances, relances, reste à recevoir, éléments manquants.

• Arborescence cloud standardisée : structure par client et par dossier, avec règles de nommage.